Der Shopblogger

Ich sag's jetzt schon: Das hier ist der zweitlängste Beitrag in der Geschichte dieses Blogs. Zumindest das hier als Basis für diesen Eintrag eingefügte Transskript aus ChatGPT ist sehr, sehr lang. Daher gibt es den vollen Beitrag auch nur zu sehen, wenn ihr unten auf "PEP mit KI" vollständig lesen klickt. Aber ich fange mal vorne an:

In vielen Firmen gibt es Dienstpläne. Diese sind entweder immer gleich oder werden monatlich oder auch wöchentlich neu geschrieben. Im LEH kenne ich es eigentlich nur so, dass es grundsätzlich wöchentliche Dienstpläne gibt und auch bei uns ist es schon seit Anfang an nie anders gewesen. Punkt eins: Gerade bei mir in der Firma versuche ich, den Mitarbeitern eine brauchbare Work-Life-Balance anzubieten. Nicht mit einem Obstkorb im Pausenraum und einem Kickertisch im Lager, sondern mit der immer währenden Möglichkeit, auf private Ereignisse und Planungen im Dienstplan Rücksicht zu nehmen. "Die Wunschliste" heißt die Datei bei mir und ist neben Änderungen durch Feiertage oder Kollegen im Urlaub einer der Gründe, warum die Pläne von Woche zu Woche unterschiedlich sind. Wer langfristige Planungen gewohnt ist, wird jetzt evtl. schlucken, aber es ist wie gesagt eigentlich überall im LEH kaum anders.

Diese Pläne zu erstellen, macht viel Arbeit. Vor allem, wenn man über zwei Dutzend Kolleginnen und Kollegen hat, die darin untergebracht werden. So ein Plan ist nicht in ein paar Minuten fertig. Ich habe zwar einen "Standardplan" in dem alle Zeiten angegeben sind, zu denen jemanden arbeiten kann, ich brauche also davon ausgehend immer nur Stunden wegzustreichen bis alles passt, aber es gibt viele Faktoren, die berücksichtigt werden müssen. Zum Beispiel: Wer abends spät da war, kann nicht am nächsten Tag die Frühschicht machen. Wer hat Urlaub, wer braucht an bestimmten Tagen frei? Manche Kollegen sind eher keine Frühaufsteher, andere können wiederum bestimmte Aufgaben nicht. Es müssen immer mehrere da sein, die kassieren können, ich kann also nicht nur eine Besetzung aus reinen Packkräften zusammenstellen. Jemand muss Schlüsselgewalt haben, nicht jede Bestellung kann von jedem Kollegen oder von jeder Kollegin erledigt werden und so weiter.

Die Erstellung eines Wochenplans nimmt rund zwei Stunden in Anspruch und so kam mir schon so manches Mal die Überlegung, ob man sich die Arbeit nicht irgendwie vereinfachen kann.

Seit einer Weile haben wir im Netz ein mächtiges Werkzeug: ChatGPT. Die KI ist kein Wundermittel für alle Zwecke und ich warne dringend davor, sie unkritisch zu verwenden und die Ergebnisse vollkommen unreflektiert zu benutzen. Aber ich denke, wenn man weiß, wie man dieses Werkzeug verwenden kann, ist es ein sehr brauchbares. Blogeinträge lassen sich besser händisch schreiben, aber für Inspiration oder bestimmte Ideen nutze ich dieses Tool wirklich gerne. Man muss eben wissen, wie.

Und dann kam mir vor einer Weile die Idee, ob mir ChatGPT nicht dabei helfen könnte, meine Personaleinsatzpläne deutlich effizienter und präziser zu gestalten.

Was dabei herauskam, könnt ihr hier lesen. Die Faktenliste ist echt, nur die Namen habe ich beliebig verfremdet. Zur leichteren Lesbarkeit habe ich das Transskript so aufgeteilt, dass die KI-Antworten immer eingerückt erscheinen. Damit das alles eine überhaupt noch überschaubare Länge bekommt, lasse ich an den wichtigen Stellen die unwichtigen Informationen und auch die neben dem Montag meistens nicht sinnvoller geplanten anderen Wochentage einfach weg. Viel Spaß dabei:

Moin

Moin! Wie geht’s?

Kannst du mir auch bei einem Personaleinsatzplan helfen, wenn ich dir eine Faktenliste liefere?

Ja, klar, ich helfe dir gerne dabei! Gib mir einfach die Fakten und Informationen, die du hast, und ich werde mein Bestes tun, um dir bei deinem Personaleinsatzplan zu helfen. Was brauchst du genau?

"PEP mit KI" vollständig lesen

Unsere wöchentlichen Personaleinsatzpläne erstelle ich schon seit Ewigkeiten mit Hilfe einer Tabellenkalkulation. Anfangs rein zweckgebunden um die Namen, Tage und Zeiten ordentlich in Reihen und Spalten darzustellen.

Im Laufe der Zeit ist die Datei immer weiter gewachsen. Ist ein schönes Übungsstück, bei den vielen unterschiedlichen Tabellen Kalkulationen und Berechnungen einzufügen. Inzwischen hatte ich die Tabelle so weit, dass sie mir pro Mitarbeiter die in der Woche anfallenden Stunden, inklusive Abgleich mit dem Soll-Stundensatz zur Errechnung von Über- oder Minderstunden, anzeigt.

Vor einer Weile hatte ich dann noch im unteren Bereich die planmäßigen Gesamt-Wochenstunden mit den tatsächlichen Wochenstunden abgleichen lassen. Das war aber alles nur rein informativ für mich. Ich plane so viele Leute, wie meiner Meinung nach notwendig sind. Wenn ich hier knallhart auf die Zahlen gucken würde, ließe sich da sicherlich noch einiges wegrationalisieren, aber dafür wäre die Stimmung hier vermutlich auch nicht mehr so entspannt, wie sie ist und wofür wir auch bei unseren Kunden bekannt sind.

Nun habe ich in die Datei mal noch eine weitere Funktion eingebaut, die natürlich nicht auf der ausgedruckten Version der Pläne an unserer Pinnwand erscheint: Bei jedem Mitarbeiter ist der Brutto-Stundenlohn hinterlegt, wodurch ich pro Nase und insgesamt die wöchentlichen Personalkosten sehen kann. Hinzu kommen natürlich noch die Lohnnebenkosten, aber das ist für meine Idee dahinter nicht weiter relevant.

Wie jeder weiß, folgt im Herbst eine erhebliche Mindestlohnerhöhung. Ich fände diese Mindestlohnerhöhung sinnvoller, mit der Meinung stehe ich auch nicht alleine da, wenn sie ausdrücklich nicht für Minijobs gelten würde. Wer jetzt schon an der 450-Euro-Marke hängt, wird nicht einen Euro mehr bekommen, sondern nur etwas mehr Freizeit im Monat haben. Trotz meiner Kritik müssen wir damit leben und parallel dazu werden sich die Gehälter der nicht als Aushilfen beschäftigten Mitarbeiter fairerweise wohl auch etwas weiter nach oben bewegen.

Das ist dann aber alles insgesamt keine ganz unbedeutende Veränderung in den Lohnkosten und da greift dann meine kleine Erweiterung in der PEP-Datei. Da wir nicht mehr Geld verdienen werden, bleibt da nur zukünftig bei den zu planenden Stunden der Einsatz des Rotstifts, um die Kosten im gewohnten Rahmen zu halten.

Dann sind abends nicht mehr fünf sondern nur vier Leute hier und auch sonst muss man ggf. Abstriche machen, aber vor dem Problem werde ich ja nicht nur alleine stehen. Vielleicht verändert sich nach der Mindestlohnerhöhung auch das gesamte Preisgefüge im LEH ein Stück nach oben, wer weiß das schon …

Das ist übrigens der hier schon angekündigte PersonalEinsatzPlan der vergangenen Woche.

Ist schon eine besondere Planung gewesen:
Montag alle Mann, um die Regale auszuräumen und abzubauen. Dienstag war die Planung ursprünglich gleichermaßen vorgesehen, aber da hatten dann doch alle frei und ich war hier den ganzen Tag alleine mit den Monteuren und Handwerkern.
Mittwoch Nachmittag sollten schon die Tiefkühltruhen wieder stehen und mit der Ware aus den alten Truhen bestückt werden, Donnerstag kamen die Regale und wurde mit dem gesamten (verfügbaren) Team eingeräumt.
Freitag und Samstag waren tatsächlich schon so geplant, als wenn wir normal geöffnet hätten. Kam dann zwar etwas verzögert, aber hat ja funktioniert.

Der Plan für die kommende Woche ist auch fertig. Für den Umbau der Getränkeabteilung habe ich am Mittwoch (Nachmittag, bzw. Abend) und den ganzen Donnerstag hoffentlich genügend Hände hier. Wird schon schiefgehen. Notfalls arbeiten wir hier rund um die Uhr und wenn das nicht reicht, nehmen wir noch die Nacht dazu.

Spannender wird noch die übernächste Woche. Da brauchen wir zwar keine Kassen zu besetzen und müssen logischerweise auch nicht die normalen Öffnungszeiten abdecken – aber da heißt es Ware verräumen, Ware verräumen, Ware verräumen …

Im Rahmen meiner Aktion "papierloses Büro" scanne ich derzeit auch sämtliche Personaleinsatzpläne der letzten Jahr(zehnt)e ein, die bei mir bislang einen kompletten Aktenorder prall ausfüllen.

Seit ein paar Jahren drucke ich bei Feiertagen immer irgendwelche bunten Bildchen in die Pläne, damals habe ich sie noch ganz altmodisch mit vielen bunten Aufklebern aus Klatschmagazinen dekoriert.

Manchmal frage ich mich ja, wozu ich überhaupt Einsatzpläne für meine Mitarbeiter erstelle und ausdrucke. Manchmal kitzelt es in den Fingern, aus Provokation nur einen Blankozettel an die Pinnwand zu pappen und den Rest dem Schicksal zu überlassen.