Als am 2. Mai die neue Eistruhe geliefert worden ist, wurde von der Spedition direkt auch die alte Truhe mitgenommen. Für uns war das Thema damit erledigt.
Eben war ein Mitarbeiter von Unilever hier, der auf der Suche nach besagter Truhe war. Die Firma, die das Ding abgeholt hatte, hat wohl diese Abholung nicht richtig dokumentiert und damit war das Gerät offiziell noch hier. Vor allem ging es auch um die Frage, ob wir vielleicht eine Truhe im Einsatz hatten, die gar nicht von Unilever zur Verfügung gestellt wurde. Dann wären wir nämlich für den entstandenen Warenschaden selber verantwortlich.
Ich erinnerte mich an diesen Vorfall, der vor fast genau einem Jahr passiert war. Diesmal war die Sache aber leichter aufzuklären. Da ich seit Anschaffung unseres Scanners jeden Lieferschein und ähnliche Papiere digitalisiert bei mir auf den Server werfe, war das Suchen und Finden der Dokumente der Spedition, die die neue Truhe geliefert und die alte Truhe abgeholt hat, eine Sache von wenigen Augenblicken.
Damit war dann alles gut, der Tiefkühlschaden wird ersetzt und es folgte auch keine Androhung, mir eine Truhe in Rechnung zu stellen. Jungejunge …
Es war mal wieder so weit: Verzweifelte Bitte aus dem Steuerbüro, endlich mal wieder Papierkram abzuholen. Vier große Kisten und zwei große Einkaufstüten hatten sich angesammelt. Steht jetzt alles in der Halle, wird demnächst von mir ordentlich mit Daten versehen in Bananenkartons verpackt und in zehn Jahren wird das alles zu Altpapier.
Einen Großteil dieser Papierflut wollen wir demnächst auf digitale Belege umstellen, dann dürfte der regelmäßig anfallende Haufen an aufbewahrungspflichtigen Dokumenten um rund zwei Drittel kleiner werden.
Unser Lieferant für die paar "regionalen" spanischen Produkte kokettiert übrigens mit seiner vermeintlich radebrechenden Aussprache und druckt es gleich so auf seine Dokumente.
Ich hatte vor etlichen Jahren mal einen "Findorff"-Ordner angelegt. Da sollten alle Dinge abgeheftet werden, die mit meinem kleinen Ableger in der Münchener Straße zu tun hatten. Letztendlich war es letztendlich eine recht unschöne Sammlung aus allen Dokumenten und sonstigen Schnipseln, die so im Laufe der Zeit angefallen waren. Angefangen bei der Finanzierung über Ladenpläne, unterschiedlichste Verträge und deren Nachträge, technische Informationen usw. bis hin zu den letzten Ereignissen mit den Kündigungen und der Auflösung des Ladens war so ziemlich alles in dem blauen Ordner zu finden.
Dass ich den nun aufgelöst habe, hängt übrigens nicht unmittelbar mit der Schließung des Marktes in Findorff zusammen. Ich habe nun schon seit einer Weile jedes Dokument, dass ich zwar aufbewahren aber nicht im Original behalten wollte, durch den Scanner geschoben. Wichtige Verträge sind gesammelt in einem anderen Ordner zu finden und so wurde der blaue Findorff-Ordner nach und nach immer leerer. Das wäre also auch ohne die Geschäftsaufgabe passiert, der zeitliche Zusammenhang ist da jetzt tatsächlich eher ein Zufall.
2008 hatten wir im Markt in der Filiale die Markise bekommen, die Unterlagen davon und auch die Bedienungsanleitung lagen noch in einem Fach im Büro herum. Interessant fand ich das Übergabeprotokoll. Wer auch immer die "Übergabe" gemacht hat, die Unterschrift ist, ähm, "kreativ" …
Alle nicht besonders relevanten Dokumente scanne ich seit einer Weile ein. Für Dinge, die ich im Original behalten möchte (z. B. wichtige Verträge), habe ich mir einen Ordner angelegt und diesen mit der Beschriftung "Wichtige Dokumente" versehen.
Das Bild hatte ich im Web gefunden, es dient ja auch nur internen Verwendung in meinem privaten Büro, aber dennoch werde ich es wohl noch gegen eine weniger professionell wirkende Lösung austauschen. Der Schriftzug tarnt sich im Regal sehr erfolgreich. So sehr, dass ich zum wiederholten Male genau diesen Ordner in die Hand nahm, als ich einen leeren Ordner brauchte.
Ob der Karton, um den es in dem Eintrag ging, wohl noch bei mir in der Halle steht? Die Aufbewahrungsfrist ist ja nun schon seit fast zwei Jahren abgelaufen, aber seit ich die Unterlagen nicht mehr in der Enge der Räumlichkeiten in der Gastfeldstraße unterbringen muss, bin ich auch mit der Entsorgung deutlich entspannter geworden.
PS: Hmm … Nee, der steht sogar ganz sicher noch bei mir herum. Ich habe nämlich seit Ende 2015 definitiv keine alten Buchhaltungsunterlagen mehr entsorgt.
Aus dem alten Büro habe ich mir auch einen kleinen Ordner mitgebracht, den ich quasi parallel mit dem Umzug eingerichtet habe: "Tel. & Mobil." heißt das Ding und soll sämtliche Unterlagen beinhalten, die irgendwie mit Telekommunikation zu tun haben. Das alles war bislang nämlich in mindestens drei verschiedenen Ordnern verteilt: "Verträge", "Technik" und "Privat" – und was das für Chaos war, vor allem, wenn man dringend irgendwelche Dokumente suchte, kann sich wohl jeder von euch vorstellen …
Nicht schön: Ich habe eben mit den Durchschlägen meiner Einzahlungsbelege auch zwei Umschläge mit Einzahlungsquittungen bekannter Firmen aus der Gegend bekommen.
Mein Geschäftskundenberater war nicht so erfreut darüber. Ich, ehrlich gesagt, auch nicht. Wer weiß, wo meine Unterlagen schon überall gelandet sind.
