Der Shopblogger

Buchhaltungsunterlagen sind zehn (+ laufendes Geschäftsjahr, also eigentlich elf) Jahre aufbewahrungspflichtig. Bei uns fällt in jedem Monat ein etwa 15 bis 20 Zentimeter dicker Papierstapel an, der sich in der nächsten Zeit durch die E-Rechnung reduzieren dürfte, aber noch arbeiten wir mit Papier.

In den Jahren von 2005 bis 2020 haben wir sogar zwei Märkte gehabt, von 2007 bis 2008 kam dann auch noch Picas-Tierfutter dazu. Da gab es also sogar die doppelte Menge an monatlichem Papierkram.
Hinzu kam, dass ich noch jahrelang einen Teil der im Tagesgeschäft anfallenden Belege archiviert habe: Lieferscheine, "Einzelkassenabrechnungen" (internes Formular mit dem die Kassierer ihre Kassen abrechnen) und auch alle ec-Belege, die unsere Terminals ausgedruckt haben. Diese Sachen hatte ich auch immer der Einfachheit halber wie alles andere mit einem Aufkleber mit einem Datum 11 Jahre in der Zukunft versehen und mit ins Archiv gestellt. Zunächst hier im Lager im Laden in der Neustadt, später dann in einen Raum bei mir in der neu gekauften Lagerhalle.

In der Halle stand der ganze Papierkram nicht nur ganz bequem und ohne wertvollen Platz wegzunehmen. Nein, es stellte sich noch ein anderer Nebeneffekt ein – gerade weil die vielen Bananenkartons nicht im Weg standen, war es ein Leichtes, sich nicht darum kümmern zu müssen. Ich habe die alle paar Monate neu hinzukommenden Kartons einfach davor gestellt und um alte Unterlagen entsorgen zu müssen, hätte ich alles auseinanderreißen und umstapeln müssen. Keinen Bock darauf gehabt.

Vor einer Weile dachte ich, dass ich das aber vielleicht doch mal tun sollte. Mit dem Entsorgungsbetrieb hatte ich geklärt, dass ich die Unterlagen zur Aktenvernichtung selber herbringen kann, auch in größeren Mengen, und so stapelte ich einfach mal den Anhänger mit den ersten Kartons voll. Alles bis Ende 2014 kam in den Hänger:



Bei 39 Kartons, drei Lagen zu je 13 Stück, hörte ich auf. Mein Gefühl sagte mir, dass der Hänger damit an die Grenze des zulässigen Gesamtgewichts kommen würde. Ich hatte das Gewicht zwar überschätzt, aber lag nicht so vollkommen verkehrt. Der Haufen brachte 940 kg auf die Waage.

Da an dem Tag noch Zeit war, fuhr ich noch einmal zur Halle und habe den Hänger noch einmal gefüllt. Es standen noch 43 weitere Kartons herum, es sollte mit den vier Kartons mehr zur ersten Fuhre also kein Problem gewesen sein, die 1050 kg mögliche Zuladung meines Anhängers nicht zu überschreiten:





Von oben sieht man erst, was für Massen das waren. Ich hatte aber Glück, die Kartons in der zweiten Tour waren weniger kompakt gepackt und so kam ich "nur" auf 840 kg Gesamtgewicht. Ich habe an dem Tag knapp 1800 Kilogramm alte Akten (und Bananenkartons) zur Aktenvernichtung gebracht. Ich musste das alles aber zweimal anfassen: In der Halle aufladen und beim Entsorgungsunternehmen in Blechcontainer umfüllen. Wäre ja auch zu einfach gewesen, die Kipper-Funktion des Hängers zu nutzen und einfach alles in den Schacht des Schredders zu kippen. Aber da war der Zutritt für Fremde leider komplett verboten und so konnte ich auch nicht den Akt des Schredderns fotografisch festhalten.



Drei Anmerkungen habe ich aber noch:

1. Auf dem zweiten Bild oben ist einer der Chiquita-Kartons zu sehen, auf dem noch ein Aufkleber mit dem Text "Juli - Dez 2001" klebt. Danach hatte ich eigentlich schon einmal alles entsorgt, bis 2005 waren die Papiere schon längst entsorgt gewesen. Der eine Karton ist mir dabei wohl durchgerutscht. 24 Jahre alte Buchhaltungsunterlagen, alter Schwede. Die Rechnungen waren noch in D-Mark!

2. Ich hatte vor drei Jahren schon die Idee, alles abzufahren, Die "etwa 50" Bananenkartons waren dann letztendlich noch deutlich mehr.

3. Im Bestand war logischerweise auch der vollständige Papierkram aus dem Markt in Achim, den wir am 22 Juli 2005 eröffnet hatten. Ich habe nicht alle Unterlagen aufbewahrt, aber den ersten Ordner mit Juli, den habe ich noch. Da zeige ich euch in den nächsten Tagen mal etwas.

Meine alten Buchhaltungsunterlagen füllen wortwörtlich dutzende Bananenkartons. Es ist schon etwas weniger Papierkram in den vergangenen 22 Jahren geworden und wir arbeiten daran, die vielen Rechnungen von der EDEKA in Zukunft digital zu archivieren, aber dennoch bleibt es ein Haufen Papier. Diese Unterlagen sind bis zu elf Jahre (laufendes Geschäftsjahr + volle zehn Jahre) aufbewahrungspflichtig.

Nun bin ich gerade in den letzten Jahren nicht wirklich dazu gekommen, das Zeugs mal auszumisten. Habe ich mir aber für "demnächst" mal fest vorgenommen. Es wäre einfacher, wenn ich wüsste, dass sich absolut keine personenbezogenen Unterlagen in den Kartons befinden würden. Meine alten Kassenbücher etc. würde ich auch so ins Altpapier geben. Bezüglich irgendwelcher Geschäftsgeheimnisse hätte ich da keine Bauchschmerzen. Da aber überall Dokumente dazwischen sein könnten, auf denen irgendwelche Adressen, Gehaltszahlungen oder was auch immer zu finden sind, werde ich die gesamte Masse an eine spezialisierte Firma zur Vernichtung geben. Das nur am Rande.

Man ist sich oft gar nicht bewusst, wie schnell die Zeit vergeht. Der älteste Karton, den ich ohne alles umzusortieren sehen kann, ist mit "März-April 2005" beschriftet. Mag sein, dass in dem Haufen noch ältere Unterlagen zu finden sind, aber die ältesten Rechnungen und Kassenunterlagen sind mindestens 17 Jahre alt. Das ist schon krass.

Vor allem ein Gedanke ist dabei beeindruckend: Es befinden sich die vollständigen Unterlagen von meinen Märkten in Achim und Findorff in den Kartons. Ich werde da nie wieder reingucken und in alten Erinnerungen schwelgen (dafür ist dieses Blog zuständig), aber dass all diese Dokumente noch existieren, vermittelt hat schon irgendwie einen Hauch von Nostalgie.

Ich denke, ich werde mir noch ein paar Monate Zeit lassen und dann geht alles bis Ende 2012 in den Reißwolf. Dürften zusammen etwa 50 prall gefüllte Bananenkartons sein …

Es war mal wieder so weit: Verzweifelte Bitte aus dem Steuerbüro, endlich mal wieder Papierkram abzuholen. Vier große Kisten und zwei große Einkaufstüten hatten sich angesammelt. Steht jetzt alles in der Halle, wird demnächst von mir ordentlich mit Daten versehen in Bananenkartons verpackt und in zehn Jahren wird das alles zu Altpapier.

Einen Großteil dieser Papierflut wollen wir demnächst auf digitale Belege umstellen, dann dürfte der regelmäßig anfallende Haufen an aufbewahrungspflichtigen Dokumenten um rund zwei Drittel kleiner werden.