Der Shopblogger

Buchhaltungsunterlagen sind zehn (+ laufendes Geschäftsjahr, also eigentlich elf) Jahre aufbewahrungspflichtig. Bei uns fällt in jedem Monat ein etwa 15 bis 20 Zentimeter dicker Papierstapel an, der sich in der nächsten Zeit durch die E-Rechnung reduzieren dürfte, aber noch arbeiten wir mit Papier.

In den Jahren von 2005 bis 2020 haben wir sogar zwei Märkte gehabt, von 2007 bis 2008 kam dann auch noch Picas-Tierfutter dazu. Da gab es also sogar die doppelte Menge an monatlichem Papierkram.
Hinzu kam, dass ich noch jahrelang einen Teil der im Tagesgeschäft anfallenden Belege archiviert habe: Lieferscheine, "Einzelkassenabrechnungen" (internes Formular mit dem die Kassierer ihre Kassen abrechnen) und auch alle ec-Belege, die unsere Terminals ausgedruckt haben. Diese Sachen hatte ich auch immer der Einfachheit halber wie alles andere mit einem Aufkleber mit einem Datum 11 Jahre in der Zukunft versehen und mit ins Archiv gestellt. Zunächst hier im Lager im Laden in der Neustadt, später dann in einen Raum bei mir in der neu gekauften Lagerhalle.

In der Halle stand der ganze Papierkram nicht nur ganz bequem und ohne wertvollen Platz wegzunehmen. Nein, es stellte sich noch ein anderer Nebeneffekt ein – gerade weil die vielen Bananenkartons nicht im Weg standen, war es ein Leichtes, sich nicht darum kümmern zu müssen. Ich habe die alle paar Monate neu hinzukommenden Kartons einfach davor gestellt und um alte Unterlagen entsorgen zu müssen, hätte ich alles auseinanderreißen und umstapeln müssen. Keinen Bock darauf gehabt.

Vor einer Weile dachte ich, dass ich das aber vielleicht doch mal tun sollte. Mit dem Entsorgungsbetrieb hatte ich geklärt, dass ich die Unterlagen zur Aktenvernichtung selber herbringen kann, auch in größeren Mengen, und so stapelte ich einfach mal den Anhänger mit den ersten Kartons voll. Alles bis Ende 2014 kam in den Hänger:



Bei 39 Kartons, drei Lagen zu je 13 Stück, hörte ich auf. Mein Gefühl sagte mir, dass der Hänger damit an die Grenze des zulässigen Gesamtgewichts kommen würde. Ich hatte das Gewicht zwar überschätzt, aber lag nicht so vollkommen verkehrt. Der Haufen brachte 940 kg auf die Waage.

Da an dem Tag noch Zeit war, fuhr ich noch einmal zur Halle und habe den Hänger noch einmal gefüllt. Es standen noch 43 weitere Kartons herum, es sollte mit den vier Kartons mehr zur ersten Fuhre also kein Problem gewesen sein, die 1050 kg mögliche Zuladung meines Anhängers nicht zu überschreiten:





Von oben sieht man erst, was für Massen das waren. Ich hatte aber Glück, die Kartons in der zweiten Tour waren weniger kompakt gepackt und so kam ich "nur" auf 840 kg Gesamtgewicht. Ich habe an dem Tag knapp 1800 Kilogramm alte Akten (und Bananenkartons) zur Aktenvernichtung gebracht. Ich musste das alles aber zweimal anfassen: In der Halle aufladen und beim Entsorgungsunternehmen in Blechcontainer umfüllen. Wäre ja auch zu einfach gewesen, die Kipper-Funktion des Hängers zu nutzen und einfach alles in den Schacht des Schredders zu kippen. Aber da war der Zutritt für Fremde leider komplett verboten und so konnte ich auch nicht den Akt des Schredderns fotografisch festhalten.



Drei Anmerkungen habe ich aber noch:

1. Auf dem zweiten Bild oben ist einer der Chiquita-Kartons zu sehen, auf dem noch ein Aufkleber mit dem Text "Juli - Dez 2001" klebt. Danach hatte ich eigentlich schon einmal alles entsorgt, bis 2005 waren die Papiere schon längst entsorgt gewesen. Der eine Karton ist mir dabei wohl durchgerutscht. 24 Jahre alte Buchhaltungsunterlagen, alter Schwede. Die Rechnungen waren noch in D-Mark!

2. Ich hatte vor drei Jahren schon die Idee, alles abzufahren, Die "etwa 50" Bananenkartons waren dann letztendlich noch deutlich mehr.

3. Im Bestand war logischerweise auch der vollständige Papierkram aus dem Markt in Achim, den wir am 22 Juli 2005 eröffnet hatten. Ich habe nicht alle Unterlagen aufbewahrt, aber den ersten Ordner mit Juli, den habe ich noch. Da zeige ich euch in den nächsten Tagen mal etwas.

Viele Jahre lang hatte ich die Personalakten in großen Ordnern abgeheftet. Irgendwann Mitte 2006 bin ich dazu übergegangen, diese Akten in Mappen für mein Hängeregister anzulegen und nur noch die Papiere nach dem Ausscheiden des jeweiligen Mitarbeiters (oder wenn eine Mappe voll war) in die dicken Ordner umzuschichten. Hat sich inzwischen aber alles vollständig erledigt, die alten Ordner sind leer, wie man auf dem Foto erahnen kann, ich benutze mittlerweile Hängetaschen im Aktenschrank und für das 10-Jahres-Archiv versehe ich die Papiere mit Banderolen und verwahre sie in der unteren Ebene des Schrankes.

Was ich hier eigentlich sagen wollte: Warum wir irgendwann mal mit dem UFO-Bild auf den Personal-Ordnern angefangen haben, weiß ich beim besten Willen nicht mehr. Das ist fast seit Anfang an schon so hier gewesen und das habe ich auch bei neuen Ordnern bis zum Schluss immer beibehalten. Wollte ich nur noch mal festhalten, bevor auch der letzte Ordnerrücken ausgetauscht oder überklebt wurde.

Neben der alphabetischen Sortierung gab es auch Ordner mit Namen drauf für einzelne Mitarbeiter mit hohem Papieraufkommen, daher die Verpixelung:

Alle nicht besonders relevanten Dokumente scanne ich seit einer Weile ein. Für Dinge, die ich im Original behalten möchte (z. B. wichtige Verträge), habe ich mir einen Ordner angelegt und diesen mit der Beschriftung "Wichtige Dokumente" versehen.

Das Bild hatte ich im Web gefunden, es dient ja auch nur internen Verwendung in meinem privaten Büro, aber dennoch werde ich es wohl noch gegen eine weniger professionell wirkende Lösung austauschen. Der Schriftzug tarnt sich im Regal sehr erfolgreich. So sehr, dass ich zum wiederholten Male genau diesen Ordner in die Hand nahm, als ich einen leeren Ordner brauchte.

So viel Papierkram hat sich in einem dreiviertel Jahr beim Steuerbüro angesammelt. "Wir müssen renovieren, können Sie bitte gerade mal alles abholen?", hieß es vor ein paar Tagen.

Klar, wird gemacht. Ab zur Halle damit und rein in die beschrifteten Kartons und in 11 Jahren sehen wir uns planmäßig wieder. Ich könnte sowieso mal die Kartons mit den alten Buchhaltungsunterlagen ausmisten. Da sind inzwischen schon einige in der Halle, die ich entsorgen darf. Stehen aber ganz hinten in meinem Kartonstapel und die Motivation, alles umzuschichten, ist eher gering.