Der Shopblogger

Ich nutze privat seit vielen Jahren "ECODMS", und habe geschätzte 10 Aktenordner auf nur einen reduziert, in dem jetzt nur noch Zeugnisse & mein Fahrzeugbrief abgeheftet sind. - ECODMS gibt es als kostenlose Community-Edition für 3-Nutzer, man muss sich bei der kostenlosen Version aber beim Programmstart etwas gedulden, da erst immer ein Werbebanner für die Vollversion eingeblendet wird. - Die Vollversion kostet pro Lizenz einmalig 49€, keine laufenden Kosten, hab ich mir dann gegönnt. - Bei mir läuft das auf einem kleinen VmWare ESX-Server, man könnte es aber auch als Docker-Container auf einem QNAP oder Synology NAS betreiben. - Warum DMS ? - Da ich zwei Wohnorte habe, hat mich genervt das ich die Akten die ich gerade in dem Moment brauchte immer am anderen Wohnort liegen hatte - Heutzutage kann ich jede Rechnung innerhalb von sekunden unterwegs am Handy aufrufen, dank Volltext-Verschlagwortung (Als Scanner benutze ich übrigens einen Brother ADS-2100)

Ich scanne jeden Brief ein und der Speicherort ist direkt Google Drive. Die Dateinamen sind einfach nur [Datum und Uhrzeit des Scans.pdf]. Da Google die Dateien per OCR automatisch durchsuchbar macht, finde ich jedes Schriftstück in Windeseile wieder.
Habe das quasi nur als eine Art Backup und nutze das nicht wirklich ständig, weiß aber, dass ich im Notfall jeden Brief archiviert habe und von überall dran komme.

Wie bescheuert er mit seiner Privatsphäre umgeht, ist ja im Grunde seine Sache, wenngleich das schon erschütternd ist, wie merkbefreit da manche rangehen.

Absolut grenzwertig ist jedoch, dass er an ihn gerichtete Briefe, die sicherlich mehrheitlich nicht zur Veröffentlichung bei Google bestimmt waren, da trotzdem hochbläst und damit die Privatshpäre anderer mit Füßen tritt. Wäre ich davon betroffen, ich würde ihn anwaltlich abmahnen lassen. Damit er es einfach mal lernt.

Disclaimer: Ich bin selber Entwickler für ein DMS System, nutze es aber auch privat (eher wegen meiner Frau, damit wir einen Schrank voller Dokumente leer bekommen haben)

Das Thema DMS ist ja auch ein wenig eine rechtliche Frage. Du bist im Geschäftsumfeld verpflichtet alles was einem Geschäftsbrief entspricht (also im Endeffekt so ziemlich der Großteil von Mails) im Originalformat zu archivieren. Etliche Unternehmen holen sich also DMS ins Haus um erst einmal in Ruhe schlafen zu können. Wenn du Dokumente digitalisierst (Rechnungen scannen z.B.) musst du auch hier via Verfahrensdokumentation und damit auch dem jeweiligen Programm sicherstellen, dass die Unveränderbarkeit der Dokumente gewährleistet ist.

Also abgesehen von der Bequemlichkeit ist der rechtliche Faktor doch ein großer Aspekt - vor allem für eine Steuerprüfung - gerade heutzutage bei immer jüngeren Prüfern mit mehr Verständnis.

Abgesehen davon bieten dir DMS Systeme üblicherweise auch eine OCR Verarbeitung von allen Dokumenten - auch den Anhängen in einer E-Mail, automatische Ablageformen anhand von Metadaten, Workflows, technische Exporte an andere Systeme bis hin zu ganzen Prozessen wie automatische Eingangsrechnungsverarbeitung (naja lohnt sich üblicherweise erst ab 20 Rechnungen pro Tag), Urlaubsanträge und sonstige Schweinerein. Gerade der Zugriff auf alles (inkl. Suchfunktion) vom Mobilgerät aus ist heutzutage ein großer Faktor.

Also ja, da steckt ein wenig mehr dahinter als eine reine Filesystem Ablage hergeben kann. Wenn du dich noch nie bzgl. dem rechtlichen Faktor informieren konntest kann ich dir den Besuch einer Messe (CeBit, DMS Expo o.ä.) empfehlen, da das Thema gerade beim Googlen irgendwie nicht so angenehm zu lesen ist.

Wenn du mehr Infos brauchst kannst dich auch mal bei mir melden. Vom Typen der die GoBD geschrieben hat gibt es ein paar Webcasts, die das schön erklären.

Auch privat eine schöne Sache. Die ganzen Versicherungsdokumente usw. haben wir eingescannt und vernichtet danach. Der Schrank ist leer und meine Frau zufrieden (die scannt das Zeug auch meistens).

Da würde sich ein Dateimanager wie der Total Commander anbieten.

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Man kann auch eigene Ansichten erstellen und die Kommentare in der Listenansicht neben dem Dateinamen anzeigen lassen.

Der TC ist portable und kostet einmalig ca. 40 Euro.
Zum ausprobieren kann man ihn sich kostenlos von ghisler.com runterladen.

HTH?